Sådan vælger du de bedste ISMS-, PIMS-, BCMS- eller IMS-softwareløsninger

De ti bedste kendetegn ved en ISMS

Dit ISMS skal fungere for dig, ikke omvendt. Hvis dit ISMS ikke har disse egenskaber som en absolut baseline, vil du ende med et mindre effektivt ISMS og arbejde meget hårdere, end du behøver. Denne guide opsummerer de vigtigste funktioner, som enhver ISMS skal have for rent faktisk at hjælpe din virksomhed.

At vælge den rigtige software vil:

• Fremskynd dig til succes og nå din organisations mål tidligere
• Forbedre dit ledelsessystems synlighed
• Nem koordinering på tværs af din organisation og videre
• Reducer risikoen
• Lavere samlede ejeromkostninger
• Opbyg tilliden og kapaciteten hos infosec-, privatlivs- eller kontinuitetsinteressenter

Det er derfor, vi har sammensat denne tjekliste for at hjælpe dig med at tænke igennem, hvad du har brug for fra dit administrationssystemsoftware. Vi anbefaler at lede efter en løsning, der viser alle ti egenskaber, vi lister.

1. 'Alt-på-et-sted' fungerer

Folk har travlt. At lære og skifte mellem forskellige systemer tager for meget af deres værdifulde tid. Det øger også søgning, videnstyring, koordinering og kontraktudfordringer, omkostninger og kompleksitet.

Se efter en alt-i-en-løsning, der er forudkonfigureret med funktioner og funktionalitet til de standarder og regler, du ønsker at opnå. Faktor i fleksibilitet for fremtidssikring også.

2. Sikkerhed for dit administrationssystemsoftware

Du har muligvis nogle meget følsomme oplysninger i dit ledelsessystem. Så du skal sikre dig, at din softwareløsning er fuldt beskyttet mod trusler om fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

Både softwareapplikationen og dens udbyder skal have legitimationsoplysninger og tilbyde sikkerhedstjenester som:

• UKAS akkrediteret ISO 27001 certificering på tværs af applikationen, organisationen og forsyningskæden
• Uafhængige penetrationstestcertifikater for applikationen og dens infrastruktur
• GDPR overholdelse tillid til ICO-niveauer
• Kontrolelementer for brugertilladelser og privatlivsindstillinger
• Tofaktorautentisering
• Single Sign on
• Indstillinger for organisationens sikkerhedsindstillinger
• Kaskoforsikring, hvis det værste skulle ske

Sørg for, at din softwareleverandør har sine egne uafhængige legitimationsoplysninger. Det bør ikke stole på tredjeparts sikkerhedscertificeringer (f.eks. datacentre).

3. Altid tilgængelig

Dit ledelsessystem bør være sikkert tilgængeligt for dig og alle andre autoriserede parter, når og hvor de ønsker det. De skal også have adgang til hjælp og støtte efter behov.

Det vil lade dig og dit team:

• Arbejd hvor og når det er nødvendigt for hurtigt at ramme dine mål
• Opbyg tillid til kunder og andre interessenter ved at gøre det nemt at demonstrere dit ledelsessystem, når du er på farten
• Svar i realtid, hvis og når det værste sker

4. Let at bruge

Hvis dit system er svært at lære, vil færre mennesker lære og forstå det. Hvis de går videre, kan du have problemer med at erstatte dem eller endda bruge det. Og jo mere kompleks et ISMS, BCMS, PIMS eller IMS er, jo mindre sandsynligt er det, at folk overholder det.

Sørg for, at din valgte platform er enkel at lære, forstå og bruge på alle niveauer.

5. Struktureret til succes

Implementering af et nyt ledelsessystem er en stor udfordring. At have en klar struktur at følge gør hele processen meget lettere. Det hjælper dig med at begejstre brugerne ved at vise tydelige fremskridt. Selvfølgelig skal du være i stand til at tilpasse og tilføje til det over tid, for at fremtidssikre dit ledelsessystem og undgå omarbejde.

Sørg for, at din løsning viser dig, hvordan du handler effektivt og gør klare, disciplinerede fremskridt, samtidig med at du er i stand til at udvikle dig med en foranderlig verden og din egen organisation.

6. Sammensluttet

De personer, der tilføjer data til dit ledelsessystem, er muligvis ikke de samme, som har gavn af eller gennemgår dem. Så vi anbefaler at vælge en løsning, der gør det nemt at se, hvordan det hele hænger sammen, når først dit ISMS, PIMS, BCMS eller IMS er oppe at køre.

Se efter tydelige links og nem navigering af arbejdet. Det vil hjælpe dig med at give dine interessenter tillid til, at dit ledelsessystem passer sammen og fungerer i praksis.

7. Gennemsigtig

Tillid er standard 'lav'. Dine interessenter vil have dokumentation for udført arbejde og synlighed af ændringer over tid. Du skal vise dit arbejde, efterhånden som dit ledelsessystem udvikler sig i takt med ændringer i din organisation og dens forretningsmiljø.

8. Samarbejde

Vi arbejder sjældent alene internt. Der er også et stigende behov for eksternt samarbejde. Uden samarbejdsfunktioner, der er indlejret i dit ledelsessystem, kan omkostningerne til koordinering og deling være høje. Det kan også føre til risikable huller eller spild af dobbeltarbejde.

Se efter en ISMS-, PIMS-, BCMS- eller IMS-platform, der understøtter fuldt samarbejde, hvilket gør det nemt for interne og eksterne individer og teams at arbejde sammen.

9. Indsigtsfuld og handlekraftig

Du skal føle dig fuldstændig i kontrol over dit ledelsessystem. Det skal du også bevise overfor dine interessenter. Så se efter en løsning, der gør det nemt at indstille påmindelser og oprette rapporter. Det vil også hjælpe dig og dit team med at træffe bedre og mere rettidige beslutninger.

Sørg for, at din løsning inkluderer dynamiske rapporter og automatiske påmindelser, der gør det administrative tunge løft for dig.

10. overkommelige

Afkastet af et veldrevet ISMS kan være højt. Men omkostningerne ved involverede mennesker og teknologi skal give mening, når de sammenlignes i forhold til risikoen. Sørg for, at de løsninger, du ser på, giver både økonomisk og sikkerhedsmæssig mening for din organisation.

Se efter en ledelsessystemløsning, der er omkostningseffektiv at implementere, drive og forbedre.