Håndtering af overholdelse i Law Tech-æraen

Banebrydende teknologiske innovationer omformer den traditionelle lovgivningspraksis. Teknologien har infiltreret næsten alle facetter af advokatbranchen, lige fra kunstig intelligens og maskinlæringsalgoritmer til cloud computing og dataanalyse. Denne sammensmeltning har givet anledning til spændende muligheder, fra strømlining af juridiske processer til forbedring af adgangen til domstolene. Men som med enhver transformativ kraft, præsenterer den os også for et komplekst sæt overvejelser, især når det kommer til compliance.

Inden for den lovteknologiske æra kan vigtigheden af ​​compliance ikke overvurderes. Overholdelse er et vejledende princip, der sikrer overholdelse af juridiske rammer, etiske standarder og regulatoriske krav midt i den hurtige teknologiske forandring. 

I denne blog sigter vi mod at dykke ned i forviklingerne af overholdelse i den lovteknologiske æra, og udforske dens betydning og implikationer for juridiske fagfolk, organisationer og samfundet som helhed. Slut dig til os, mens vi navigerer i de mangefacetterede dimensioner af overholdelse, undersøger nøgleudfordringer, bedste praksis og innovative tilgange, der baner vejen for en harmonisk sameksistens af lov og teknologi i den moderne æra.

Hvad er Law Tech

Før vi går videre, er det altid godt at sætte scenen, så hvad menes der med jura? Juridisk teknologi, også kendt som juridisk teknologi eller juridisk teknologi, refererer til anvendelsen af ​​teknologi, såsom software, værktøjer og platforme, til at adressere og forbedre forskellige aspekter af den juridiske industri. Teknologier som:

1. eDiscovery (elektronisk opdagelse): eDiscovery er en almindeligt anvendt teknologi, der involverer identifikation, indsamling og produktion af elektroniske dokumenter og anden elektronisk lagret information (ESI) som svar på juridiske forespørgsler. Algoritmer og maskinlæring er afgørende for at kategorisere enorme mængder data og udvinde relevant information.
2. LPM-software (Legal Practice Management): LPM-software hjælper advokatfirmaer og juridiske afdelinger med at administrere sager, klienter og budgetter mere effektivt. Det omfatter funktioner som tidsregistrering, fakturering, dokumenthåndtering, sagsbehandling, strømlining af processer og optimering af arbejdsgange.
3. Kontraktstyringssoftware: Denne teknologi hjælper virksomheder med effektivt at administrere kontrakter ved at tilbyde værktøjer til oprettelse, sporing og overvågning. Automatiserede meddelelser og påmindelser hjælper med at reducere fejl og sikre overholdelse af lovkrav.
4. Kunstig intelligens (AI): AI kan analysere omfattende juridiske data, identificere mønstre og tendenser, forudsige juridiske resultater og automatisere opgaver som dokumentinspektion og kontraktanalyse. Dette giver jurister mulighed for at fokusere på mere komplekse spørgsmål.
5. Blockchain-teknologi: Blockchain-teknologi, der er ansat til at løse sikkerheds- og tillidsproblemer, giver en sikker og gennemsigtig registrering af transaktioner, der ikke kan manipuleres. I den juridiske kontekst kan det sikre integriteten af ​​juridiske transaktioner, såsom kontrakter, patenter og varemærker, minimere svindelrisici og samtidig opretholde sikkerhed og gennemsigtighed.

Hvad er de vigtigste risici og bekymringer omkring brugen af ​​Law Tech 

Da den juridiske industri omfavner teknologi, er det afgørende at adressere de vigtigste risici og bekymringer forbundet med brugen af ​​jurateknologi. Selvom teknologien giver adskillige fordele, byder den også på udfordringer, der skal navigeres omhyggeligt. Lad os undersøge nogle af de vigtigste risici og bekymringer, som fagfolk bør være opmærksomme på:

Datasikkerhed og privatliv 

Da jurateknologi er stærkt afhængig af digitale systemer og indsamling, lagring og behandling af enorme mængder data, bliver datasikkerhed og privatliv altafgørende. Databrud, uautoriseret adgang og potentiel eksponering af følsomme klientoplysninger er væsentlige bekymringer. Compliance-eksperter skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for at beskytte data og overholde databeskyttelse. 

Compliance-professionelle skal navigere i komplekse databeskyttelsesforskrifter, såsom General Data Protection Regulation (GDPR), og implementere robuste sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte følsomme kundeoplysninger mod brud eller uautoriseret adgang. De skal også adressere datalagring, kryptering og sikker datatransmissionsudfordringer inden for lovteknologiske platforme.

Etiske overvejelser

Teknologidrevet juridisk praksis rejser etiske bekymringer, som skal løses. For eksempel kan brug af kunstig intelligens i juridisk forskning og beslutningsprocesser føre til spørgsmål om nøjagtigheden og upartiskheden af ​​automatiseret beslutningstagning. 

Algoritmerne, der driver lovteknologiske løsninger, kan også utilsigtet videreføre skævheder eller diskriminerende praksis i træningsdataene. Dette indebærer overholdelsesrisici, især inden for områder som prædiktiv analyse til juridisk beslutningstagning eller AI-drevne ansættelsesværktøjer.

Compliance-professionelle skal navigere i det etiske landskab under hensyntagen til gennemsigtigheden af ​​algoritmer, omfanget af træningsdata og evnen til at forklare automatiserede beslutninger for at sikre, at brugen af ​​jurateknologi stemmer overens med professionelle standarder, adfærdskodekser og etiske retningslinjer.

Juridisk Compliance

Nye teknologier såsom blockchain, smarte kontrakter og e-discovery-værktøjer medfører nye udfordringer og muligheder for lovlig overholdelse. Forståelse af, hvordan disse teknologier krydser eksisterende lovgivningsrammer, sikrer, at disse teknologier opfylder lovkrav, såsom databeskyttelse, intellektuel ejendomsret, elektroniske signaturer og elektronisk opdagelse.

Den hurtige udvikling af jurateknologi medfører også regelmæssige opdateringer og ændringer i det regulatoriske landskab. At holde sig opdateret om nye regler, der er specifikke for teknologiadoption, databeskyttelse, cybersikkerhed og intellektuelle ejendomsrettigheder, kan være udfordrende, når det går så hurtigt og omfatter forståelse af lovgivningsmæssige rammer på både nationalt og internationalt niveau, da jurateknologi ofte overskrider geografiske grænser.

Bedste praksis for overholdelse i Law Tech-æraen 

Implementering af et robust overholdelsesprogram er afgørende for at navigere i forviklingerne i den juridiske æra. Her er nogle vigtige anbefalinger til effektivt at administrere overholdelse i dette dynamiske miljø:

Udfør risikovurderinger

Vurder regelmæssigt de risici, der er forbundet med lovteknologiske implementeringer. Identificer potentielle sårbarheder, trusler og overholdelseshuller. Dette omfatter forståelse af teknologiens sikkerhed, måden den tilgås på, hvor data befinder sig, og hvordan den bevæger sig rundt i virksomheden, arten og følsomheden af ​​de pågældende data, de personer, der bruger dem, de tredjeparter, der tilgår/behandler dem og sikkerhedspolitikker på plads eller ej.

Når først en organisation forstår og har dokumenteret alle disse aspekter, skal den gøre det vurdere de potentielle risici til organisationen, de data, der anvendes, og den involverede leverandør, og fastlægger de passende kontroller for at afbøde dem i hvert enkelt tilfælde.

Udvikle klare politikker, procedurer og kontroller

Når først en organisation forstår de risici, der er tildelt enhver juridisk teknologi, den har til hensigt at bruge, er næste skridt at implementere ligetil politikker, procedurer og kontroller for at afbøde disse risici. Disse falder i tre klare fokusområder:

Medarbejdere Personaleuddannelse er afgørende for at sikre en organisations korrekte og overensstemmende brug af jurateknologi. Folk er den første forsvarslinje til at beskytte organisationer mod overholdelsesrisiko. 

Et godt træningsprogram bør passe til din virksomhed, de specifikke jurateknologiske platforme, hver person vil bruge i deres daglige job og dække emner som:

• Databeskyttelse
• Cybersikkerhed, som den gælder for den enkelte medarbejders rolle
• Etiske overvejelser ved brug af jurateknologi 
• Korrekt brug af jurateknologiske værktøjer, herunder når det er og ikke er acceptabelt at bruge specifikke værktøjer i den juridiske proces 

Træning er ikke en en-og-gjort aktivitet; derfor skal organisationer sikre regelmæssig yderligere træning, engagement og procedurer for at sikre overholdelse af eventuelle opdateringer eller ændringer af lovgivningen.

Processer Et af de mest potente værktøjer til rådighed for organisationer er en effektiv og tilgængelig informationssikkerhedspolitik. Etablering af omfattende politikker og procedurer, der stemmer overens med de juridiske, regulatoriske og etiske rammer, der gælder for jurateknologi, giver klarhed, fjerner inkonsekvent adfærd på alle niveauer af din virksomhed og beskriver klart, hvilken proces organisationen forventer, at personalet følger, hvad der er forbudt, og hvem er ansvarlig. 

Disse dokumenter bør dække områder som databeskyttelse, cybersikkerhed, teknologibrug, etiske overvejelser og overholdelsesforpligtelser.

En robust informationssikkerhedspolitik vil: 

• Sikre datafortrolighed, integritet og tilgængelighed samt databeskyttelse   
• Reducer risikoen for sikkerhedshændelser og skader ved at skitsere en præcis hændelsesresponsmekanisme 
• Opret operationelle informationssikkerhedsrammer i organisationen
• Giv hurtige svar og klare sikkerhedserklæringer til tredjeparter, kunder og partnere
• Opfylde juridiske og overholdelse lovkrav

Kommuniker disse politikker effektivt i hele organisationen og sørg for, at de er let tilgængelige for medarbejderne.

Teknologier Organisationer bør implementere tekniske kontroller såsom:

• Kryptering – for at sikre følsom information, mens den transmitteres eller sorteres.
• Firewalls – for at skabe en barriere mellem interne og eksterne netværk, der forhindrer uautoriseret dataadgang.
• Adgangskontrol – for at begrænse, hvem der kan få adgang til følsomme oplysninger, og hvilke handlinger brugere kan foretage med følsomme data.
• Systemer til registrering af indtrængen – til at overvåge netværksaktivitet for tegn på ondsindet aktivitet og advare sikkerhedsteams om potentielle trusler.

Disse tekniske kontroller hjælper organisationer med at beskytte deres data, overholde relevante regler og reducere risikoen for databrud.

Gennemgå og opdater regelmæssigt disse kontroller for at imødegå nye risici og udviklende teknologier.

Overhold relevant lovgivning og regulativer

Når organisationer overvejer brugen af ​​jurateknologi, skal de overholde gældende lovgivning. At forstå og følge de relevante lovkrav er afgørende for at sikre jurateknologiens etiske og sikre brug; dette omfatter;

1. EU GDPR og rapporteringsforpligtelser: EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) pålægger strenge rapporterings- og håndhævelsesmekanismer. Afhængigt af omstændighederne kan virksomheder blive forpligtet til at rapportere hændelser til regulerende organer og berørte kunder, hvis data er blevet kompromitteret. Manglende overholdelse af indberetningspligten kan medføre betydelige bøder, som ikke er dækket af forsikringer. Tilsynsmyndigheder, såsom ICO i Storbritannien, fastsætter bødebeløbet ved at evaluere virksomhedens tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
2. Modelregler for professionel adfærd i USA: Advokatfirmaer i USA er bundet af Model Rules of Professional Conduct, som er fastsat af American Bar Association. Disse regler sikrer, at juridiske tjenester udføres etisk, effektivt og sikkert. De giver vejledning om forskellige aspekter, herunder overvågning af databrud, implementering af passende sikkerhedsforanstaltninger, informere kunder om brud og adressering af konsekvenserne. Advokater forventes at yde en rimelig indsats for at holde sig ajour med relevant teknologi og de juridiske krav, der vedrører dem.
3. Databeskyttelsesforordninger: Databeskyttelsesbestemmelserne varierer på tværs af lande og amerikanske stater. For eksempel skal advokatfirmaer i Californien overveje California Consumer Privacy Act, som stiller strenge krav til håndtering af personlige data. Tilsvarende skal New Yorks advokatfirmaer overholde regler udstedt af New York State Department of Financial Services. I Storbritannien gælder databeskyttelsesloven, der regulerer behandling og beskyttelse af personoplysninger.
4. Branchespecifikke love og standarder: Forskellige brancher har deres handlinger og standarder, der beskriver specifikke databeskyttelseskrav. For eksempel er sundhedsoplysninger underlagt Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Samtidig skal finans- og kreditkortdata overholde Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Derudover stiller Sarbanes-Oxley Act (SOX) krav til regnskabs- og investorinformation.

Selvom denne række af reguleringer kan virke overvældende, deler de fleste cybersikkerhedsstandarder og reguleringer lignende krav; Derfor kan advokatfirmaer ved at adressere disse fællestræk ved hjælp af rammer som ISO 27001 strømline deres cybersikkerhedspraksis og sikre overholdelse på tværs af flere regler og standarder.

Leverandør Due Diligence og ledelse

Juridisk teknologi involverer ofte at arbejde med tredjepartsleverandører og tjenesteudbydere. Overholdelsesprofessionelle bør udføre grundig due diligence, når de udvælger og samarbejder med teknologileverandører. Dette omfatter vurdering af leverandørens overholdelse af gældende regler, sikkerhedsforanstaltninger, datahåndteringspraksis og kontraktlige forpligtelser. Stærk leverandørstyringspraksis er afgørende for at mindske overholdelsesrisici forbundet med teknologioutsourcing.

ISO 27001 og Law Tech Compliance: En kraftfuld kombination

For organisationer, der ønsker at engagere sig i jurateknologi og andre nye teknologier, kan behovet for at overholde de mange cybersikkerheds-, data- og informationssikkerhedsregler for at sikre overholdelse forenkles ved hjælp af informationssikkerhedsstyringsrammer som f.eks. ISO 27001.

Et ISO 27001-kompatibelt informationsstyringssystem (ISMS) gør det muligt for organisationer at reducere risiko og eksponering for sikkerhedstrusler. Den dækker en bred vifte af informationssikkerhedskontroller, herunder politikker, procedurer, retningslinjer og risikostyringspraksis. Det kræver også, at organisationer regelmæssigt vurderer deres sikkerhedsposition, identificerer områder for forbedringer og tager skridt til at løse eventuelle sårbarheder eller svagheder.

ISO 27001 er også en fleksibel og tilpasningsdygtig ramme, der gør det muligt for organisationer at skræddersy deres sikkerhedskontrol til at opfylde de specifikke lovkrav, der gælder for deres branche, placering og kundebase. Ved at implementere ISO 27001's krav kan advokatfirmaer opfylde de lovkrav, der gælder for deres brug af jurateknologi. Derudover opdateres standarden regelmæssigt for at afspejle ændringer i trusselslandskabet, hvilket sikrer, at organisationer er parate til at håndtere nye og nye cybersikkerhedsrisici.

Når den er etableret, tilføjes yderligere GDPR, NIST og regionale regulatoriske krav er meget enklere. ISO 27001 kan også være uafhængigt certificeret, hvilket giver bevis for leverandører, interessenter og regulatorer, at du har truffet de "passende og forholdsmæssige" tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Ved at implementere ISO 27001 kan organisationer forbedre deres informationssikkerhedspraksis, demonstrere forpligtelse til overholdelse og effektivt styre lovteknologi-relaterede risici, hvilket gør det muligt for organisationer at navigere i kompleksiteten i den juridiske æra med tillid. 

Tal med en ekspert