Hvordan Healthcare RM strømliner overholdelse og glæder revisorer med ISMS.online

Udfordringen

Teamet hos Healthcare RM vidste, at robust kvalitetsstyring, informationssikkerhed og cybersikkerhed var altafgørende for at etablere virksomheden som en pålidelig sundhedsløsning. Som sådan havde virksomheden med succes opnået UKAS-certificering til ISO 27001, ISO 9001 og ISO 22301, men søgte en enklere måde at styre overholdelse af. 

Før brug af ISMS.online-platformen, opretholdt virksomheden compliance ved at registrere bevis ved hjælp af regneark og et dokumenthåndteringssystem og indstille manuelle påmindelser om væsentlige risiko- og politikgennemgange. Denne tilgang fungerede for at vedligeholde certificeringer, men det gjorde det til en tidskrævende og unødvendigt intensiv proces for teamet.

»Folk gik i panik, da ordet revision blev nævnt. Du tænker bare, "OK, det er ikke den rigtige måde at gøre det på." Da vi gennemgik UKAS-processen og havde vores første revision for at få certifikaterne, spurgte jeg: "Er der noget, vi kan bruge, som vil gøre hele denne proces bedre?"

Adam Hamilton Driftsdirektør, Healthcare RM

Healthcare RM havde brug for en løsning, der ville give Adam og hans team mulighed for nemt at administrere flere ISO-standarder, hvilket giver dem mulighed for at overvåge overordnede fremskridt, opgavetildelinger og færdiggørelsesstatus. Brugervenlighed for eksterne revisorer var også afgørende.

Løsningen

Healthcare RM implementerede ISMS.online-platformen til forenklet overholdelse, og overførte styringen af ​​alle tre af dets eksisterende UKAS-akkrediterede certificeringer: ISO 27001, ISO 9001 og ISO 22301. Platformen giver teamet mulighed for nemt at se og administrere sine certificeringer under ét tag , der centraliserer overholdelsesindsatsen med et live dashboard, der giver et overblik over fremskridt og udestående opgaver.

Vi brugte regneark og dokumentstyringssystemet, hvilket var rodet, sagde Adam. Nu hvor vi har ISMS.online-platformen, bruger vi den som det strategiske overblik – et helikopterperspektiv på alt, hvad der sker med vores tre certificeringer.

Ved at bruge ISMS.online sammen med deres eksisterende dokumenthåndteringssystem har Healthcare RM været i stand til at forenkle politik-, proces- og evidensstyring og samtidig udnytte platformens automatiserede påmindelser til at adressere handlinger og opnå løbende forbedringer.

“Når du logger ind på platformen, kan du se alt: om vi er opdateret på alt, og hvad der er på vej. Det var for mig den største forskel, og det sparede mig så meget tid."

Adam Hamilton Driftsdirektør, Healthcare RM

Resultat

“Du sparer én persons arbejde om året. Hvis vi ikke havde platformen, ville vi sandsynligvis være nødt til at ansætte en anden person til at støtte og hjælpe.”

Adam Hamilton Driftsdirektør, Healthcare RM

Healthcare RM har for nylig opnået gencertificering til sine ISO 9001, 27001 og 22301 standarder, hvilket viser organisationens dedikation til kvalitets- og informationssikkerhedsstyring. Teamet brugte ISMS.online-platformen til at reducere den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at opretholde overholdelse, samt accelerere den interne revisionsproces. 
"Vi kan se, hvor mange udestående opgaver der er, og hvem de er tildelt, og derefter minde folk om, at de skal logge på og få disse ting gjort. Det er en enorm tidsbesparelse og omkostningsbesparelse," sagde Adam.

Virksomheden har også væsentligt forbedret sin eksterne revisionsproces med ISMS online platformen. Klart definerede risiko-, aktiv-, politik- og kontrolområder er alle tilgængelige fra et centralt dashboard, hvilket gør det muligt for revisorer at navigere i virksomhedens certificeringsprojekter uden at kræve yderligere vejledning fra Healthcare RM-teamet. 

"Uden [ISMS.online] platformen har du organiseret kaos for revisorerne. Med platformen har du en struktur, som de kan forstå. Der er en fast struktur og en måde at gøre tingene på, der gør det hurtigt og nemt for dig som bruger, men også for den, der laver revisionen.”

Adam Hamilton Driftsdirektør, Healthcare RM

Med en løbende forpligtelse til compliance, kvalitetssikring og governance, fokus på at levere den rigtige løsning til den rigtige kunde og højt respekterede UKAS-akkrediteringer, kan teamet fortsætte med at positionere Healthcare RM som en betroet leverandør i udbudsprocesser og når de taler med potentielle kunder.

Hvad er næste?

"Vi bruger platformen og vores certificeringer til at forbedre os selv og levere en endnu bedre service til vores kunder, hvilket giver dem ro i sindet, fordi vi er fremsynede i forhold til enhver eventualitet," sagde Adam. 

På trods af for nylig opnået gencertificering hviler Healthcare RM-teamet ikke på laurbærrene. Adam og hans team fokuserer på løbende overholdelse og rådgiver endda kunder om UKAS-akkrediteringer til robust kvalitetsstyring og informationssikkerhedsstyring, mens de overvejer potentielle yderligere standarder for Healthcare RM i fremtiden.

"Hvis nogen overvejer at bruge [ISMS.online], bør de få platformen, fordi de åbenbart er i en sindstilstand, at der er noget, der generer dem ved, hvordan de i øjeblikket udfører deres akkreditering og deres ledelse. Så de skal bare hoppe på og købe det.”

Adam Hamilton Driftsdirektør, Healthcare RM